İşçi Özlük Dosyası
İş Kanunun 75. maddesine göre: "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."
Kanun metninden de anlaşılacağı üzere işverenlerin işçi özlük dosyasını düzenlemeleri öngörülmüştür. Ancak işçi özlük dosyasından nelerin bulunması gerektiğine ise değinilmemiştir. Bu konuda işin niteliğine göre ilgili olunan Kanun hükümlerine göre işçi özlük dosyasının düzenleneceği ifade edilmiştir.
Ayrıca Kanun metninden de anlaşılacağı üzere işverenlerin işçi özlük dosyasındaki bilgileri koruyacağı da belirtilmiştir. Özellikle son günlerde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile kişisel verilerin özellikle korunması gerektiği, bu konuda ilgililerin yükümlülükleri ve uyacakları esaslar düzenlenmiştir.
İşçi özlük dosyası kaç yıl saklanmalıdır?
İşyeri kayıt ve belgelerinin saklanması ile ilgili Kanunlarda çeşitli hükümler söz konusudur.
– Vergi Usul Kanununa göre işyeri kayıt ve belgeleri 5 yıl,
– Türk Ticaret Kanununa göre işyeri kayıt ve belgeleri 10 yıl,
– Sosyal Güvenlik Mevzuatına göre işyeri kayıt ve belgeleri 10 yıl,
– İş sağlığı ve güvenlik mevzuatına göre ise kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl saklanması gerekmektedir.
Bu nedenle Kurumların denetim görevlileri tarafından istenilen dosyaların ibraz edilmesi açısından işçi özlük dosyalarının da asgari 15 yıl saklanmasında fayda vardır.
Özlük dosyasında hangi belgeler olmalı?
İşçi özlük dosyalarında bulunması gerekli belgeler belirtilmemiş olmasa da, işin niteliği ve durumuna göre işçi özlük dosyalarının işverenlerce temin edilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda özlük dosyasında bulunması gerekli belgeler başlıklar halinde aşağıda belirtilmiştir.
|
1 |
İşe Başvuru Formu |
|
2 |
Hizmet Akdi (4857 Sayılı Yasa Gereği Zorunludur) |
|
3 |
İmza Sirküleri |
|
4 |
Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi |
|
5 |
Kimlik Belgesi Fotokopisi |
|
6 |
İkametgah Belgesi (Muhtarlıktan Alınacak-Yılda bir kez yenilenmelidir) |
|
7 |
Çalışanın Kendisi ve Bakmakla Yükümlü Olduğu Aile Üyelerinin Nüfus Cüzdanları Fotokopileri, Evli personelin Evlilik Cüzdanı Fotokopisi |
|
8 |
Savcılık Belgesi (Adli Sicil Kaydı) |
|
9 |
Sağlık Raporu (Hastane Sağlık Kurulu veya İşyeri Hekiminden Alınacak) |
|
10 |
Daha Önceki Çalıştığı Yerlere İlişkin Bonservis Belgeleri |
|
11 |
Vergi Kimlik Numarası (Herhangi bir vergi dairesinden alınabilir) |
|
12 |
Askerlik Durumunu Gösteren Belgeler |
|
13 |
Kan Grubunu Gösterir Belge |
|
14 |
Fazla Çalışma Muvafakat namesi |
|
15 |
Çalışanın Çalıştığı Birim ve Görevlendirmeler ile İlgili Düzenlenen Belgeler |
|
16 |
İhtarnameler ve Alınan Savunmalar |
|
17 |
Performans Değerlendirme Formları (İş Güvencesi Kapsamında Önemlidir) |
|
18 |
Ücretsiz İzinler ile Yıllık Ücretli İzin ile İlgili Dilekçe veya Formlar |
|
19 |
Yasal İhbar ve Kıdem Tazminatı Bordroları, İbranameler |
|
20 |
Hizmet Akdinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar ve Belgeler |
|
21 |
2 Adet Vesikalık Fotoğraf |
22 Kan grubu kartı
23 Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri),
24 Disiplin kurul kararları
